Cần chuẩn bị những gì để tổ chức sự kiện được thành công ?

Các sự kiện được tổ chức đều nhằm một mục đích nhất định, có thể là để PR sản phẩm, PR thương hiệu, có thể là khai trương, động thổ, hay chỉ đơn giản là một bữa tiệc để kỉ niệm một ngày đáng nhớ. Nhưng dù quy mô của sự kiện đó như thế nào, lớn hay nhỏ, hình thức như thế nào, tổ chức trong nhà hay ngoài trời, thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị sau đây. Star Event sẽ hướng dẫn bạn những việc cần làm để tổ chức sự kiện thành công
Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.
Địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức sự kiện là khâu vô cùng quan trọng. Người tổ chức cần có nội dung chính xác về nội dung, số khách tham dự cũng như yêu cầu địa điểm của khách hàng như không gian lớn, vị trí đẹp thuận tiện, an ninh tốt.
Kế hoạch chi tiết và cụ thể
Một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có deadline cụ thể, là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Cần phải đảm bảo rằng mọi khâu trong quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.
Tận dụng các công cụ khoa học
Hãy biến các công cụ máy móc trở thành trợ thủ đắt lực trợ giúp bạn một thông minh nhất trong quá trình quản lý và triển khai công việc.
Lưu trữ, sắp xếp các tệp khách hàng vào 1 file Khách hàng để tiện cho việc tránh chồng chéo thông tin, trùng lặp thông tin giữa các sự kiện hay đơn giản như việc phục vụ tổ chức sự kiện: làm bảng tên, thẻ địa điểm, thư cảm ơn sau sự kiện…
Hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng
Để đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, thì ekip thực hiện cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Vì thế, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera,.. là những vật dụng không thể thiếu.
Hãy lên một danh sách thiết bị và có kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị vào đúng vị trí, cũng như đảm bảo chúng luôn hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện.
Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất
Những yếu tổ nhỏ nhất cũng góp phần tạo nên thành công của một sự kiện, vậy nên không cho phép bạn bỏ qua bất kỳ một chi tiết nhỏ nào.
Những vật dụng tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ, hoặc ô/dù chuẩn bị cho tình hình thời tiết xấu nhất… sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp khách mời cần. Những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.
Phòng ngừa rủi ro
Trong lúc diễn ra sự kiện luôn có khả năng hi hữu xảy ra sự cố không ngờ tới, ảnh hưởng tới sự thành bại sự kiện. Vậy nên luôn có một phương án dự phòng – kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra.
Sự kiện có thể đổ bể nếu bạn không có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế bạn luôn phải có một kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra, và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.
Chi tiêu trong phạm vi ngân sách
Hãy khôn ngoan đưa ra con số cụ thể ngân sách cho phép tổ chức sự kiện là bao nhiêu để một khi nắm được ngân sách những nhà cung ứng dịch vụ sẽ không thể tìm được giải pháp để giảm thiểu sự thiệt hại cho túi tiền của bạn. Xem điều gì họ có thể làm trong ngân sách của bạn và sau đó đưa ra quyết định trên nếu như bạn muốn để có được một sự kiện hoàn hảo, và có dấu ấn tốt với khách mời.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

093.698.3663